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Ferramentas e técnicas de gestão do tempo

 
Por Equipe editorial. 4 fevereiro 2021
Ferramentas e técnicas de gestão do tempo

A relação que o ser humano estabelece com o tempo é complexa, visto que uma pessoa pode não aproveitar todo o potencial do momento atual por não estar concentrada naquilo que está acontecendo agora. É assim quando seu objeto de atenção se concentra em uma lembrança do passado ou, ao contrário, quando a pressa contínua por antecipação leva o protagonista a se focar no que vai fazer quando terminar o que está fazendo agora. É de vital importância organizar e saber como administrar o tempo para aproveitar ao máximo as horas, otimizar o tempo e ser mais produtivo. Neste artigo de Psicologia-Online, enumeramos uma seleção de ferramentas e técnicas de gestão do tempo.

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Ferramentas de gestão do tempo

Se você deseja melhorar a gestão do tempo e aproveitar melhor suas horas, vai acabar se perguntando quais são os recursos disponíveis para otimizar os minutos. A seguir, mostraremos 5 ferramentas de gestão do tempo:

1. Agenda

Este é um dos meios de gestão do tempo mais utilizados e existe tanto em formato de papel como em formato eletrônico. Escolha a opção que te ajude mais a estruturar seu calendário semanal de tarefas e projetos.

2. Calendário de mesa

Este tipo de formato é prático para ter uma ancoragem visual do contexto temporal presente no escritório onde se realiza o trabalho. Por exemplo, você poderá consultá-lo imediatamente se receber uma ligação de telefone para marcar uma reunião. Organizar corretamente as tarefas e fazer uma gestão do tempo eficaz, ajuda a prevenir o estresse laboral.

3. Cronograma

A gestão do tempo parece mais completa quando os tempos são medidos de maneira realista no cumprimento de um projeto de longo prazo. Este planejamento de um guia de tarefas que compõem este desafio pode te ajudar a visualizar o processo a seguir a partir de agora.

4. Cursos de gestão do tempo

A formação em torno desta competência também está presente nos programas de formação com um conteúdo vinculado a este objetivo de aprendizagem. A participação em uma experiência formativa com estas características pode ajudar a pessoa a se dar conta de quais são seus acertos e quais são seus erros na gestão dos minutos. Este recurso de aprendizagem é um dos mais importantes para adquirir novas competências e habilidades na gestão do tempo.

5. Recursos online

Através das novas tecnologias, você também dispõe de meios digitais para este fim. Alguns recursos online que você pode utilizar como ferramentas de gestão do tempo são Todoist, Google Calendar, Evernote e MyMemorizer.

  • Todoist é uma ferramenta de gestão do tempo que te permite ter um acompanhamento atualizado de seus projetos, identificando o que é que você tem que fazer neste dia e podendo ir marcando aqueles pontos que você já completou.
  • Google Calendar é outro dos recursos de apoio que podem te acompanhar neste processo de organizar seu calendário e gerir melhor o seu tempo.
  • Evernote é outra ferramenta de gestão do tempo que te ajuda a ter constantemente presente quais são seus objetivos e os prazos para cumpri-los.
  • MyMemorizer é outro recurso de gestão do tempo que te ajuda a lembrar dados importantes através de seu formato de calendário que te ajuda a programar as suas tarefas.

Técnicas de gestão do tempo

Como você pode otimizar seu tempo melhorando a sua produtividade no trabalho? Além das ferramentas de gestão do tempo, isto é, instrumentos que ajudam a organizar, também existem técnicas de gestão do tempo: métodos que você pode seguir para aproveitar melhor as horas. A seguir, mostraremos 8 técnicas de gestão do tempo:

  1. Agrupe tarefas similares para realizá-las em um mesmo fragmento de tempo e evitar a ruptura constante de ritmo que passar de um assunto a outro totalmente diferente produz.
  2. Marque as tarefas em sua agenda designando o horário de início e de finalização. Este exemplo pode ser aplicado, por exemplo, aos convites das reuniões de trabalho. Tão importante como a pontualidade no início de um trabalho, é terminar também no prazo previsto.
  3. Evite as interrupções: uma ideia é colocar um cartão informativo na porta de seu escritório naqueles momentos de concentração máxima nos quais você quer evitar qualquer tipo de interrupção para que o interlocutor saiba que esse não é um bom momento para bater na porta.
  4. Evite distrações: silencie o telefone celular quando você puder fazer isso, para evitar a distração constante das novidades que você recebe. A disposição para melhoria da gestão do tempo também parte do planejamento.
  5. Elabore uma lista semanal ou diária com a enumeração das tarefas a serem desenvolvidas. Nesta técnica de administração do tempo, é importante diferenciar os objetivos desta lista por ordem de importância e de urgência.
  6. Aproveite os deslocamentos: para otimizar a gestão do tempo na realização de diferentes tarefas, você também pode realizar estas atividades no entorno do bairro em que você vive ou no entorno próximo ao local de trabalho.
  7. Escolha o canal mais adequado na comunicação para transmitir uma informação a outra pessoa. Por exemplo, quantas conversas de WhatsApp se prolongam em uma sequência de mensagens quando esse assunto podia ter sido esclarecido de forma melhor e mais breve através de uma chamada telefônica?
  8. Análise SWOT de gestão do tempo. Para aprofundar em torno deste objetivo, você também realizar esta análise diferenciando quatro tópicos em forças (strengths), fraquezas (weaknesses), oportunidades (oportunities) e ameaças (threats), em torno dos quais você pode estruturar a informação. Quais são as fraquezas que você identifica na sua gestão do tempo? E as forças que você deseja manter? Que ameaças você identifica em relação a este objetivo? E quais são as oportunidades presentes neste cenário?

Como administrar o tempo de maneira eficaz

Além das técnicas e ferramentas de gestão do tempo explicadas anteriormente, também devem ser levados em consideração alguns conselhos. Os 6 conselhos mais importantes para melhorar a gestão do tempo são os seguintes:

  1. Não postergue aquilo que você pode fazer hoje para outro momento. Tratar deste assunto agora, te ajudará a não acumular esta responsabilidade para o dia seguinte.
  2. Desconecte-se do trabalho durante o fim de semana e no final do dia. Prolongar a jornada em casa até tarde, de segunda a sexta, afeta de maneira negativa a produtividade, pois o descanso é uma necessidade básica e a falta de sono afeta nosso cérebro.
  3. Estabeleça objetivos claros e realistas: o planejamento te conecta com uma direção a seguir, que é aquela que aponta para o ponto de chegada. Você pode experimentar desorientação se não saber claramente para onde está indo.
  4. Seja realista e mantenha uma visão real de seu tempo. Querer abraçar mais projetos do que você realmente pode assumir em um determinado prazo, apenas fará que você se sinta inundado pela sensação de não poder terminá-los na data prevista.
  5. Leve em conta seu estado e organize as tarefas em função dele. Por meio do autoconhecimento, você pode identificar, por exemplo, em que momento você tem melhores condições para ser mais produtivo. Também é melhor realizar as tarefas mais difíceis na etapa inicial da jornada de trabalho, ao invés de deixar este esforço para o final, quando o cansaço influencia a concentração.
  6. Deixe espaço para imprevistos: é muito importante gerir o tempo, planejar e ser objetivo com as tarefas, os horários e as datas. No entanto, também é importante ser flexível e levar em conta que imprevistos podem aparecer.

Gestão do tempo: resumo

A seguir mostraremos um resumo dos conselhos, ferramentas e técnicas para a gestão do tempo, organização e planejamento de tarefas, visando a otimização do tempo e da produtividade.

Ferramentas e técnicas de gestão do tempo - Gestão do tempo: resumo

Este artigo é meramente informativo, em Psicologia-Online não temos a capacidade de fazer um diagnóstico ou indicar um tratamento. Recomendamos que você consulte um psicólogo para que ele te aconselhe sobre o seu caso em particular.

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Bibliografia
  • Broc Cavero, M. Á. (2011). Voluntad para estudiar, regulación del esfuerzo, gestión eficaz del tiempo y rendimiento académico en alumnos universitarios. Revista de Investigación Educativa, 29(1).

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